Эти принципы актуальны для любого логистического центра, независимо от того, какой товар в нем хранится и какую функцию он выполняет в структуре организации. Соблюдение этих принципов позволяет сделать работу логистического центра стабильной и прогнозируемой.
1. Четкое разграничение материальной ответственности. В складском комплексе должен быть один сотрудник, на которого возлагается материальная ответственность за эффективность функционирования комплекса и сохранность хранимых в нем товаров. Он должен отвечать за все процессы, на него ложится и ответственность за излишки и недостатки ТМЦ, выявленные в ходе инвентаризаций. Как правило, таким сотрудником является заведующий или кладовщик
2. Организация и контроль. Функционирование склада невозможно без организации складских процессов и контроля за их выполнением. Функция организации и контроля процессов так же должна ложиться на одного человека и быть основной его обязанностью. Эффективно работает склад только если в нем выстроена четкая взаимосвязь между материальной ответственность, организацией и контролем. Отсутствие одного из этим принципов ведет к снижению эффективности выполняемых операций.
3. Власть в одних руках. Организовывать, контролировать процессы, быть полностью материально-ответственным за все товары и операции должен один сотрудник. Это может быть начальник, заведующий, менеджер. На разных складах эта должность может называться по-разному, но суть остается одна.
4. Материальная отчетность в режиме реального времени. Означает, что каждый сотрудник должен отчитываться по результатам своей деятельности и передавать в другие отделы реальные данные о положении дел. Например, на таможню поступил груз в контейнере, операторы базы данных складского комплекса рассчитали, что контейнеру нужно пару дней для растаможки груза и доставки его на склад. Через 2 дня оприходовали товар в базу данных, но ТМЦ на склад не поступили в предполагаемые сроки, так как контейнер задержали на таможни. У менеджеров по продажам уже высветился товар в наличии, они его продали, но из-за задержки контейнера, ТМЦ не поступили к своим покупателям в срок. В результате компания столкнулась с негативом в свой адрес.
5. Планирование операций и процессов. Без планирования эффективной работы не получится. Срок планирования разный — это зависит от конкретных особенностей деятельности комплекса. Часто возникают ситуации, когда поступление ТМЦ на склад является сюрпризом для персонала. Соответственно, место для его размещения в зоне складирования не готово. В срочном порядке начинается организация размещения груза, что приводит к увеличению сроков приемки ТМЦ, а соответственно, негативно сказывается на общей эффективности работы логистического центра.
6. Строго закрепленный метод движения ТМЦ. Выбор метода зависит от того, какой товар размещается на складе. Часто выбирают метод FIFO. Реже используются другие методы или смешанный тип движения ТМЦ. Основное правило тут — это четкое закрепление метода прихода и отгрузок товаров в складских инструкциях и строгое их выполнение.
7. Правильное размещение товарно-материальных ценностей. Внутренние правила склада включают в себя и правила рационального складирования товаров в зоне хранения. От того, насколько грамотно будут размещены ТМЦ на складе, зависит эффективность работы всего складского комплекса.
8. Плановое проведение инвентаризаций. Инвентаризация — это не просто возможность проверить эффективность работы кладовщиков, но и мощнейший инструмент для анализа эффективности работы складских процессов. Почти 2/3 расхождений фактического наличия товаров с учетной системой возникают из-за плохо организованных складских процессов либо из-за того, что они уже устарели и требуется их модернизация. Оставшаяся часть расхождений возникают по вине кладовщиков. Проведение инвентаризаций позволяет выявить плохо организованные процессы и реорганизовать их. Поэтому нужно планировать и проводить инвентаризации. Сложность заключается в том, что при их проведении, часто, нужно приостанавливать работу склада, что влечет за собой приостановку работы компании в целом.
Порядок действий на складе по ускорению процесса инвентаризаций заключается в том, что товары, по которым было мало отгрузок, и при отгрузке которых редко ошибаются кладовщики, инвентаризацию не проходят или проходят ее редко. Так как при редких отгрузках снижается риск возникновения расхождений.
Руководством склада могут устанавливаться правила ведения склада, согласно которым может проводиться выборочная
инвентаризация отдельных позиций ТМЦ, по котором возникли вопросы у менеджеров или кладовщиков. Иногда в ходе работы осуществляется выборочная инвентаризация всех позиций ТМЦ, в таком случае делать полную инвентаризацию уже нет смысла.
9. Присутствовать на складе могут только уполномоченные для этого лица. В складском комплексе должен быть проведен инструктаж по правилам нахождения на складе. Соблюдение такого инструктажа является обязательным. В нем устанавливается, кто, в каких случаях, по какому поводу должен и может находиться на складе. Нарушение этих правил не допускается.
Организация порядка в логистическом центре возлагается на заведующего или начальника складским комплексом. Однако, бенефициаром установления и поддержания порядка на складе должно выступать высшее руководство. Основная функция заведующего складом — это организация бесперебойной работы складского комплекса, установление порядка на складах ТМЦ. Он также должен разрабатывать и участвовать в разработках регламентов работы склада.
