Учет товара на складе: виды, документы, движение ТМЦ

Учет материалов на складе ведется в любых организациях, которые работают с товаром, будь то офлайн точки или онлайн их продажа.

Учет склада осуществляется с целью быстрого получения информации о наличии того или иного товара в складском комплексе. Под складом понимается любое место, где хранится товар до момента его продажи покупателю, кроме выставочных магазинов.

Основная задача заключается в фиксации движения ТМЦ (приход, отпуск). Если каждое перемещение ценностей будет записываться безошибочно, то данные по факту наличия товаров и данные в системе учета, будут одинаковыми.

Учет продукции на складе — это операции, направленные на обработку и хранение данных по товарно-материальным ценностям.

К операциям, которые фиксирует складской работник, относительно перемещения ТМЦ, относятся:

- прием и занесение в базу учета продукции, поступающей в складской комплекс
- отпуск ТМЦ со склада клиенту, в производство или в магазин компании
- перемещение между собственными складскими комплексами компании или между ее отделами
- инвентаризация
- списание из-за боя, недостачи, на нужды компании
- изменение характеристик товарно-материальных ценностей в карточках учета

Складской учет товаров решает одну главную задачу — это систематизация данных о продукции (где она находится, в каком количестве, общая сумма хранимых грузов). Без таких данных, вести эффективную деятельность по продаже материалов невозможно. Отсутствие понимания по наличию, местонахождению ТМЦ не позволит эффективно осуществлять их продажу.

1. Группировка ТМЦ

Если компания реализует широкий спектр продукции, важно, чтобы персонал мог быстро отыскать нужный артикул и совершить требуемые операции над ним (комплектовка, отгрузка, отборка). Операции по учету товаров позволяют сгруппировать всю номенклатуру в отдельные группы по одному из признаков (сорт, партия, дата выпуска и пр.).

Такая группировка позволяет эффективно управлять складскими запасами:

• выявлять популярные наименования и те, которые давно не продаются, а только занимают место в складском комплексе
• определять группы ТМЦ, у которых скоро закончится срок годности — в результате на них снижается цена, чтобы успеть их быстрее распродать до того, как срок годности истечет, и компания понесет убытки

2. Документальная фиксация операций

Когда все операции, производимые в складском комплексе над ТМЦ, фиксируются документально (в печатном или электронном виде), то это экономит время на комплектацию заказов, получение данных для проведения инвентаризаций. Порядок в документах прямо влияет на порядок выполнения операций в складском комплексе.

Категории товаров, которыми торгует компания, влияют на использование конкретного вида складского учета. Основным критерием разбивки на виды выступают сроки годности и сортность ТМЦ.

Есть 4 метода учета товара на складе:

1. Номенклатурный — используется, когда в складском комплексе хранится мало товара, и он не разносортный. Здесь не осуществляется группировка товарно-материальных ценностей. Так как ТМЦ мало, их легко найти, и на каждую позицию отводится своя карточка.
2. Сортовой — используется, когда важно группировать ТМЦ по сортам. Остальные признаки (цена, поставщик, дата прибытия и пр) менее важны и не учитываются при группировке. Суть такого метода заключается в том, что вновь прибывшие товары добавляются к остаткам, при этом в расчет не берутся данные о ценах и поставщиках. Главное — это наименование и сорт. Этот способ позволяет эффективно использовать складскую площадь, использовать систему адресного хранения и эффективно управлять остатками. К минусам относятся: большой уровень трудозатрат и невозможность разделения товарно-материальных ценностей по ценам поступления или выбытия.
3. Партионный — применяется с целью более детальной группировки ТМЦ. В этом случае продукция делится по срокам годности, ценам, поставщикам и другим признакам. Особенностью такого вида учетной системы является детальный контроль оставшихся ТМЦ в складском комплексе, снижение уровня потерь, отсутствие потребности в частых инвентаризациях. Но есть и минусы: неэффективное использование складских площадей, что влечет за собой удорожание хранения одной единицы товарно-материальных ценностей; нет быстрого доступа к учету номенклатуры товара.
4. Партионно-сортовой — используется при наличии в логистическом центре большого количества номенклатуры ТМЦ. Они группируются и отдельно хранятся друг от друга по партиям и по сортам.

Документы учета товара на складе оформляются на каждую складскую операцию: приход, перемещение между складами организации, выдача в магазин, отгрузка, списание по причине брака, недостачи, инвентаризация.

Прием и учет товара

Большая часть документов оформляется на этапе поступления продукции в складской комплекс. При отгрузке ТМЦ на склад, к ним прилагается товарная накладная от организации, выступающей в роли поставщика. На ее основе составляется приходная накладная, которая отражает учет поступления товара в складской комплекс.

При доставке груза с помощью транспорта, к нему прилагается документ ТТН (товарно-транспортная накладная), которая состоит из двух частей. В первой части указываются все данные на поступающую продукцию, во второй части указываются данные по ее транспортировке. На основании ТТН осуществляется списание товарно-материальных ценностей с учетной системы поставщика и оприходование их в учетную систему покупателя.

Но часто ТТН не оформляется. Вместо нее оформляются 2 других документа: УПД (универсальный передаточный документ) и ТН (транспортная накладная). УПД служит основание для списания и оприходования товаров, а ТТН для подтверждения его доставки грузополучателю.

Учет поступившего товара за весь день, кладовщик оформляет с помощью приходного ордера М-4. Данные он берет из приходной накладной.

При поступлении ТМЦ не в полном объеме, когда нет на них документов или если есть несоответствия фактически поступившего объема с заявленным по документам, составляется акт М-7.

В случае несоответствия фактически поступившего груза с данными по сопроводительным документам или при несоответствии качества груза, оформляется акт расхождения ТОРГ-2.

Если данные в документах сошлись с фактическим приходом, то учет прихода товара на склад начинается с оформления документа ТОРГ-1 — акт приема ТМЦ в организацию.

Учет хранения товаров в организации

Организация учета хранения товаров осуществляется при помощи оформления учетных документов на каждую позицию товарно-материальных ценностей или на ее группу. Оформляются такие документы, как:

• ТОРГ-11 — хранится вместе с ТМЦ в складском комплексе и оформляется на каждое наименование. Такой товарный ярлык включат в себя информацию: количество в складском комплексе, название, артикул, сортность. На основе этих данных оформляются инвентаризационные описи при проведении плановых или внеплановых инвентаризаций.
• М-17 — оформляется с целью учета перемещения товаров, чтобы можно было быстро определить их местонахождение. Карточка учета оформляется на каждое наименование ТМЦ в разбивке на виды, сорта, размеры и прочие характеристики.

Учет движения товаров на складе и за его пределами

Движение ТМЦ на складе фиксируется в карточках М-17. А перемещение их между разными складскими комплексами в рамках одной организации или передача от одного ответственного лица другому, оформляется требованием-накладной по форме М-11. Она составляется в 2 экземплярах: один — используется складским комплексом для подтверждения передачи ТМЦ ответственному лицу, другой — используется ответственным лицом с целью подтверждения их получения. Если переданные ответственному лицу материальные ценности были израсходованы не в полном объеме, то требование-накладная служит подтверждающим документом для передачи обратно на склад оставшихся ценностей.

Учет списания товара

Списание ТМЦ с учетной системы может осуществляться при:

• просрочке материалов
• повреждении, бое
• недостачи по разным причинам (кража, неправильные отгрузки, невнимательность сотрудников)
• обмен
• списание бесплатно
• продаже

Учет отгрузки товаров ведется на основании различных документов, в зависимости от того, по какой причине был списан товар. Если это истекший срок годности, то в карточке товарно-материальных ценностей должно быть это указано. Если груз поврежден или произошел его бой, то должен быть составлен акт на возникновение такой ситуации в складском комплексе.

При отгрузке материальных ценностей в случае их продаже сторонним организациям, оформляется документ ТОРГ-12. Он выполняет функцию подтверждения приема-передачи товаров от одной организации к другой. Продавец на основании ТОРГ-12 осуществляет списание материалов, а покупатель их оприходование в своей компании или на своем складе. Так как в операции участвуют 2 стороны, то накладная ТОРГ-12 оформляется в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.

Чаще всего учет материальных ценностей на складах ведется в Excel-таблица. Распространенность такого способа обусловлена простотой его внедрения и использования, а также отсутствием платы за него. Но назвать такой метод эффективным невозможно. Допускается ведение складского учета в Excel в складских комплексах с маленькими оборотами, хотя и в этом случае лучше всего перейти на более современные системы.

Учет ТМЦ на складе в Excel-таблицах связан с возникновением рисков:

1. Потери данных — сотрудник легко может случайно удалить важную информацию из таблицы или случайно удалить всю таблицу.
2. Затягивания операций — отсутствие автоматизации приводит к увеличению времени выполнения складских операций (инвентаризации, отгрузок)
3. Порчи ТМЦ — в Excel сложно отслеживать сроки годности, что увеличивает риск пропустить их.
4. Допущения ошибок — человеческий фактор никто не отменял, ведение данных о товарах на складе в таблицах, увеличивают вероятность совершения сотрудниками ошибок и снижают вероятность их своевременного обнаружения.

Именно поэтому компании сейчас активно переходят на автоматизированные способы организации складского учета товаров. Автоматизация осуществляется с помощью использования специализированных программ. Они позволяют:

- вести электронный складской учет. Администратор выдает разные правда в программе для разных сотрудников. Одним сотрудникам ограничивается доступ к просмотру и редактированию документов, а другим он разрешается.
- сократить вероятность возникновения человеческого фактора за счет встроенных шаблонов по заполнению документов
- сокращение времени на складские операции
- сокращения сроков проведения инвентаризаций
- автоматизация складских операций

Выше описан стандартный порядок учета товаров, который проводится в складских комплексах. Но использование такой схемы не обязательно, если в компании установлены свои стандарты и требования. Особенности учета товаров в разных компаниях вырабатываются, исходя из специфики деятельности организации, хранимых ТМЦ, используемых систем автоматизации. В одних организациях ведется учет товаров и тары, в других — тара не учитывается совсем. Есть особенности в разных организациях и у процесса перемещения ТМЦ на складе, вернее его документального оформления.