Выдача ТМЦ со склада — правила

Грамотное управление складскими остатками, быстрое получение нужного товара — все эти факторы прямо или косвенно влияют на успешность ведения товарного бизнеса. Отпуск ТМЦ со склада — это важная операция, которая создает условия, позволяющие оперативно запускать производство товара или быстро его доставлять клиенту. От того, как организован порядок выдачи ТМЦ со склада, зависит ряд параметров:

1. Учет остатков
2. Скорость комплектации заказов на отгрузку
3. Полное соответствие заявки и отгружаемых ТМЦ
4. Скорость отгрузки ТМЦ

Возникновение неточностей или проблем в каждом или одном из этих параметров, а также в других складских процессах, приведет к таким последствиям, как бой товарно-материальных ценностей или их повреждение, недостачу, не соблюдение сроков поставки. Для бизнеса - это грозит потерей денег, не соблюдением договорных обязательств, наложением штрафов и расторжением договоров. Избежать таких последствий можно, если четко понимать, как устроен процесс отгрузки ТМЦ со склада и выработать правила отпуска товара со склада.

Правила отгрузки товаров со склада устанавливаются в зависимости от того, как устроен бизнес-процесс "отпуска грузов в логистическом центре". Стандартно, такую операцию можно разделить на 4 группы:

1. Поступление заявки в складской комплекс на возврат груза. Правила оформления заявок на склад могут быть различны у разных складских операторов. Но все они должны включать в себя важную информацию:

• дата и номер договора, заключенного между Хранителем и Поклажедателем на оказание складских услуг
• наименование отгружаемого товара, его количество в учетных единицах логистического центра
• данные водителя, который повезет груз грузополучателю
• данные транспортного средства, которым будет осуществлена транспортировка товара
• дата забора груза

Каждый складской оператор сам устанавливает минимальные сроки, которые ему необходимы для комплектации ТМЦ на отгрузку по заявке. Например, многие склады прописывают в договоре хранения срок забора груза от времени поступления заявки. Как правило, такой срок составляет 1 сутки.

2. Обработка заявки и комплектация отгрузки. Этот этап сопровождается операциями поиска и отбора ТМЦ с мест складирования, комплектация их в заказы. Собранный заказ должен точно совпадать с заявкой Поклажедателя по наименованию и количеству ТМЦ. Далее осуществляются складские операции с грузом, которые указаны Поклажедателем — паллетирование, упаковка, штрихкодирование, маркировка. Затем собранный заказ перемещается в зону отгрузки. К грузу прикрепляются паспорта, сертификаты и спецификации на груз.

3. Загрузка ТМЦ в автотранспорт. Этот складской процесс может производиться с помощью привлечения дополнительного погрузочного оборудования. Целесообразность применения того или иного оборудования в процессе погрузки товаров, основана на типе транспорта, в который загружается груз, виде товарно-материальных ценностей. Погрузка может осуществляться с помощью грузчиков (вручную), кары (вилочного погрузчика) или крана. На этом этапе производится контрольная проверка заказа на качество отгружаемого товара, его комплектность и правильность сборки.

4. Оформление документации. На каждую отгрузку товара оформляется пакет документов. Такой комплект может включать документы:

• доверенность на водителя, который забирает груз
• УПД (универсальный передаточный документ) — если товар отгружается со склада поставщика клиенту
• транспортная накладная на груз, чтобы водителя не оштрафовали
• если отгрузка производится со склада ответственного хранения, то оформляется еще акт выдачи товара с ответхранения

Получить товарно-материальные ценности с логистического центра имеют право только поклажедатель (если это ответхранение), заказчик, или их официальные представители.

Представитель может получить груз только при предоставлении документа:

• доверенности, в которой обязательно должны быть прописаны данные: наименование юридического или физического лица, выдавшего доверенность; данные на лицо, которое получает груз — его ФИО, паспортные данные; название товаров, которые забирает представитель компании, печать организации и роспись ответственного лица, который выдал доверенность
• паспорта
• если сам представитель приезжает с оригинальной печатью компании, которая значится в качестве грузополучателя

Реализация ТМЦ со склада логистического оператора оформляется с помощью акта о выдачи товарно-материальных ценностей. Подписание такого документа означает, что груз сдан поклажедателю обратно.

Такой акт оформляется согласно поступившей ранее заявки от поклажедателя. Иногда в договорах прописывается пункт, который позволяет считать заявку актом о выдачи товаров.

В договорах между складским комплексом и поклажедателем устанавливаются сроки отгрузки товаров. Чтобы строго соблюдать такие сроки и не срывать их, важно организовать на складе правильную систему планирования выдачи грузов.

Существует 2 категории сроков выдачи товаров:

• запланированные — когда заявки на выдачу товаров поступают от поклажедателей в строго оговоренные сроки и заранее готовятся складским комплексом
• срочные — когда отгрузку необходимо осуществить спустя несколько часов от момента подачи заявки на склад

Грамотно выстроенный процесс запланированных и срочных отгрузок — это важный аспект эффективной работы логистического оператора. Но выполнение срочных отгрузок, как правило, стоят поклажедателю дороже, чем запланированных.

Каждый складской комплекс сталкивается с потребностью оптимизации операций по отпуску грузов со склада. Оптимизация позволяет ускорить процесс отгрузки и сделать его дешевле и качественнее для складского оператора.

Оптимизация может производиться на разных этапах:

• улучшение процесса обработки и приема запросов
• внедрение современной системы учета
• усовершенствование комплектации товаров по заявке

Усовершенствование процесса приема и обработки заказов достигается с помощью внедрения систем автоматизации. За счет систем автоматизации достигается:

• ускорение приема заявок от поклажедателя
• быстрая обработка заявки логистическим центром

Внедрение современной системы учета, позволяющей в режиме реального времени отслеживать остатки на складе, движение товара, автоматизированно проводить инвентаризацию, значительно ускоряет выполнение складских операций. Большие логистические центры используют для учета WMS-системы. Это сложное программное обеспечение, которое внедряется на склад специализированными компаниями и может быть оптимизировано под каждый бизнес-процесс логистического оператора. Внедрение WMS-системы требует значительных вложений, но и позволяет производить автоматизированный контроль каждого складского процесса компании.

Средние и мелкие складские комплексы используют для учета товаров программу 1С и ей подобные учетные софты. Главной задачей таких программ выступает учет и отражение движения товаров компании.

Важно на складе периодически проводить реструктуризацию, что включает в себя оптимизацию использования складских площадей, организации быстрого доступа к каждой группе ТМЦ. Правильное проведение реструктуризации позволяет сократить расходы на складирования единицы продукции и ускорить процесс комплектации.