Инвентаризация склада: порядок проведения, подготовка, оформление результатов

Инвентаризация товаров на складе — это сверка данных в системе учета с фактическим количеством товара на складе. Ее целью является поиск расхождений между учетным и фактическим наличием ТМЦ.

Проведение инвентаризации на складе требует больших временных и человеческих ресурсов. Иногда она проводится при полной остановки работы складского комплекса, что влечет за собой потерю части прибыли для организации. Чтобы не останавливать работу склада, инвентаризация проводится в выходные дни или в нерабочие часы.

Провести инвентаризацию на складе максимально эффективно можно только при привлечении дополнительных ресурсов:

• возложение на сотрудников дополнительных обязанностей по ревизии и сокращение внимания на выполнение основных обязанностей
• оплата сотрудникам сверхурочных часов
• потеря части прибыли из-за приостановки работы логистического центра

Инвентаризация материалов на складе подразделяется на виды. Применение того или иного вида переучета зависит от того, какие цели ставятся. На выбор так же влияют особенности организации и проведения данного процесса.

1. Плановая — такая инвентаризация склада организации заранее планируется высшим руководством, утверждается приказом, формируются счетные комиссии. Персонал также заранее уведомляется о ее проведении и заранее к ней готовится.

2. Внеплановая — проводится для выявления недостач, потерь и хищения. Проводится после наступления определенных событий, к которым относятся стихийные бедствия, ЧП разного уровня, смена материального лица. При смене материального лица всегда проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей на складе. Это нужно для того, чтобы избежать непредвиденных ситуация с новым сотрудником.

3. Повторная — такая ревизия проводится в том случае, если при первичном учете были выявлены неточности (расхождения) и нужно еще раз удостовериться в полученных данных. Либо были обнаружены факты недобросовестности материально-ответственного лица или даже если есть подозрения относительно него.

4. Контрольная — выполняется после проведения планового учета с целью перепроверки полученных данных.

5. Полная — инвентаризация материальных ценностей на складах, которая проводится ежегодно по всем позиция товаров. В некоторых случаях при полной ревизии ТМЦ, привлекаются аудиторы, которые выступают в роли независимых лиц, полностью контролируют процесс проведения переучета и строго фиксируют все отклонения.

6. Частичная — ревизия, которая проводится по направлению или конкретному отделу.

7. Сплошная — ревизия проводится по всем имеющимся отделам и направлениям. По каждому отделу и направлению назначается своя комиссия, привлекаются ревизоры со стороны.

8. Выборочная инвентаризация на складе — проводится в зоне ответственности одного конкретного работника.

9. Обязательная — проходит 1 раз в год в соответствии с законодательством РФ.

10. Инициативная — инициатором выступает высшее руководство.

11. Натуральная — инвентаризация продукции склада по непосредственному факту наличия.

12. Документальная — переучет активов и ТМЦ по документам представленным либо в электронном виде, либо в печатном.

Проведение инвентаризаций является обязательной процедурой для каждой компании.

Переучет ТМЦ назначается в случае:

1. Продажи имущества компании или его сдачи в аренду, переуступке, выкупе
2. Составления бухгалтерской отчетности (годовой) — до ее оформления
3. Смены ответственных лиц
4. Обнаружения хищения и порчи ТМЦ
5. Наступления форс-мажоров и ЧП
6. Ликвидации компании или ее реорганизации
7. И прочее

Процесс инвентаризации на складе — это деятельность, направленная на пересчет товарно-материальных ценностей, которые есть в наличии в складском комплексе. При выявлении брака, не соответствия по количеству, порчи ТМЦ, составляется специальный акт, который далее передается в бухгалтерию. На основании такого акта составляется инвентаризационная ведомость, в которой отражаются результаты проведенного пересчета по каждой позиции товаров.

Далее руководством компании создается приказ об утверждении результатов проведенной ревизии. На основании этого приказа вносятся соответствующие изменения в учетную систему и принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.


Подготовка склада к инвентаризации и формирование комиссии

Подготовка к инвентаризации товаров на складе всегда начинается с издания приказа от руководителя о проведении переучета ТМЦ.

Затем осуществляется формирование комиссии. Состав комиссии в инвентаризации склада:

• руководящий состав организации
• сотрудники из службы внутреннего аудита (иногда)
• сторонние аудиторские эксперты (иногда)

Часто в ревизиях участвуют и материально-ответственные лица, но по правилам проведения пересчета, они не должны входить в состав комиссии, но обязаны присутствовать при пересчёте товарно-материальных ценностей.

Проведение инвентаризации товаров на складе начинается для кладовщиков неожиданно, они заранее ничего не должны знать о том, что будет проводиться ревизия и что приедет комиссия на нее. В момент проведения ревизии, не допускается отпуск и прием ТМЦ, все отгрузки и прием товара приостанавливаются.

Инвентаризация на складе ответственного хранения и на обычных складах сильно отличается от ревизии, которая проводится в магазинах. В складских комплексах товар может храниться таким образом, что добраться до ТМЦ, которые стоят вглубине, бывает очень трудно. Поэтому переучет в складском комплексе требует большего затраты сил и времени.

Подготовка к переучету должна осуществляться в присутствии всех членов комиссии. Подготовить склад к инвентаризации — значит разместить товар таким образом, чтобы к нему был свободный доступ для его пересчета.

Упростить процесс ревизии можно с помощью составление схемы расположения ТМЦ в зоне хранения. И сразу же на ней можно отмечать фактическое наличие ТМЦ.


Инвентаризация склада: порядок проведения и оформление результатов

Правила инвентаризации склада подразумевают, что при ее проведении, комиссией проверяется не только фактические наличие ТМЦ, но и их качество, срок годности. Обязательно нужно оформлять инвентаризацию на складе и фиксировать ее результаты. Для этого составляется документ, в котором указывается фактическое наличие товаров. Он оформляется по форме ИНВ-3, где указываются все ценности с артикулами, сортами, и прочими данными.

При необходимости для уточнения результатов, нужно провести контрольное взвешивание.

Проведение инвентаризации ТМЦ на складе проходит гораздо быстрее, если автоматизированы складские процессы. В этом случае просто распечатываются остатки товаров из учетной системы и сверяются с фактическими остатками.

В ходе ревизии составляются описи в двух экземплярах. Один — получает бухгалтер, на основе которого составляется сличительная ведомость, другой — оставляет у себя материально-ответственное лицо.

Опись может быть составлена вручную, в этом случае помарки не допускаются. При указании неверных данных, они зачеркиваются одной чертой и сверху проставляются верные.

Любые исправления в документации при проведении ревизии вносятся только с письменного согласия всех членов комиссии и ответственного лица.

В ходе переучета могут быть обнаружены излишки ТМЦ, которые так же должны быть включены в инвентаризационную ведомость.


Сверка данных в учетной системе с фактическим наличием в складском комплексе

После проведения инвентаризации склада, документы (описи) с подписями всех членов комиссии и материально-ответственных лиц, передаются бухгалтеру. Бухгалтер далее самостоятельно проводит сверку данных в описях с информацией в учетной системе компании.

Если в компании нет бухгалтера, то его обязанности по сверки данных переходят на генерального директора или индивидуального предпринимателя. При выявлении несоответствия, нужно оформить сличительную ведомость результатов переучета по форме ИНВ-19. Материально-ответственный сотрудник обязательно должен ее подписать.

Оформление инвентаризации склада по товарам, которые находятся не в складском комплексе:

• для товаров, которые находятся в пути составляется документ: ИНВ-6
• для продукции, принятой на ответхранение или находящейся на других складах компании, составляется опись ИНВ-5
• при выявлении брака, порчи, составляется акт порчи или брака ТМЦ — ТОРГ-15 — он оформляется в том случае, если товарно-материальные ценности можно уценить и продать
• для товарно-материальных ценностей, которые испорчены и не могут быть в дальнейшем реализованы, в том числе из-за срока годности, составляется акт — ТОРГ-16

ТОРГ-16 оформляется в 3-х экземплярах: по одному для каждой из сторон: материально-ответственного сотрудника, бухгалтера, складского комплекса, в котором проводилась ревизия.

Отражение данных по инвентаризации в системе учета

Когда ревизия в складском комплексе завершена и есть четкое понимание всех излишек и недостач, руководитель составляет приказ об утверждении результатов переучета. Только после этого и на основании такого приказа, можно совершать дальнейшие действия по взысканию ущерба с ответственных сотрудников, а также вносить записи и корректировать данные в учетной системе.

Бухгалтер или руководитель компании составляет ведомость по форме ИНВ-26. В акт инвентаризации склада вносится вся информация по проделанной ревизии: пересорт, недостачи, излишки, естественная убыль, сумма взыскания с ответственных лиц. Такая ведомость подписывается всеми сторонами данного процесса. После завершения всех этих процедур, можно законно взыскать ущерб с ответственных сотрудников.

Суммы недостач должны удерживаться с виновного персонала, вернее с их заработной платы. Но окончательное решение по взысканию ущерба принимает руководитель. Часто, убытки от проведенных ревизий, списываются на издержки, но только в случае не превышения установленных норм компании. Отклонения в рамках установленных норм компании, считаются стандартной ситуацией.

Излишки засчитываются в результаты финансовой деятельности организации. Но при их выявлении нужно определить, кто является виновным и наказать его, так как излишки приводят к несоответствию данных факта и учета.

Все недостачи и излишки отражаются в специальных отчетах, на основании которых потом вносятся изменения в системе учета.

Регулярно проводить переучет нужно в целях выявления ошибок персонала, возникших из-за человеческого фактора.

Проводить инвентаризацию нужно не формально, а таким образом, чтобы получить полную и достоверную информацию.

Чтобы ревизия прошла эффективно, нужно чтобы:

1. Переучет не влиял на загруженность персонала — штатный сотрудник должен провозить ревизию в свободное от основной работы время или нужно поручить этот процесс стороннему специалисту
2. Была достигнута цель ревизии — получение достоверных данных, а не той информации, которая нужна кладовщику

С целью избежания махинаций и подтасовки результатов, компании привлекают сторонние организации для проведения инвентаризаций.