Управление персоналом склада: найм, контроль, мотивация, KPI, зарплата

Управление персоналом — это сложная комплексная работа, от эффективности которой зависит результат функционирования склада. Управлять персоналом маленького складского комплекса легко, проблемы начинаются при увеличении штата и площади складской обработки грузов.

В сложных организационных структурах, нужно разделить всех менеджеров на тех, кто занимается только контролем, технологическим процессом или оперативными задачами. К оперативным задачам относятся:

• планирование потребности в трудовых ресурсах
• управление персоналом
• формирование бригад и смен
• учет трудового времени и нормирование его
• контроль за соблюдением правил работы
• планирование и проведение аттестаций сотрудников или их обучени

К менеджерам, занимающимся оперативными задачами, относятся руководители т ехнологических зон в складском комплексе (хранение, приемка, отгрузка, комплектовка). Если склад функционирует непрерывно, то главным фактором его эффективного функциони рования выступают руководители смен. Они полностью отвечают за непрерывность процесса работы комплекса и осуществляют оперативное управление персоналом в рамках своей ответственной смены. Их полномочия расширены, вплоть до того, что они могут перебрасывать рабочих с одной зоны на другую зону без согласования с менеджерами.

К оперативным управленцам относятся и операторы-диспетчеры, и техническая служба.

К технологическим задачам относятся:

• складская логистика внутри склада
• оптимизация процессов логистического центра
• перемещение товара между складскими центрами компании
• реструктуризация логистических центров
• учет показателей: производительность труда работников склада и нормы выработки в электронных системах
• контроль сотрудников склада на предмет соблюдения установленных в организации регламентов
• изменение структуры учетной базы данных под задачи логистического центр

Сотрудники, которые выполняют технологические задачи, отвечают за рациональное использование складских площадей. Они ответственны за формирование отчетов, на основании которых производится оперативное управление логистическим центром. Их основная задача состоит в подготовке систем учета к инвентаризации.

Подразделение, выполняющее товарный учет, так же относится к технологам. Основная их задача — это проведение полных или выборочных инвентаризаций, исходя из существующих регламентов организации. В их же функции входит изъятие с мест хранения ТМЦ, у которых закончился срок годности. Также сотрудники технологического блока проводят мониторинги состояния товарного учета, что позволяет в моменте принимать необходимые решения для контроля и оптимизации процессов учета.

Задачи связанные с контролем делятся на 2 типа: контроль соблюдения условия складирования ТМЦ и контроль за правильностью отгрузок клиентам.

В первую группу задач включаются операции по контролю соответствия температурного режима, влажности, уровня чистоты на складе для складирования разных товарных групп. А также контроль за наличием у сотрудников склада медицинских книжек, периодического прохождения медицинских осмотров.

Набор персонала в складской комплекс нужно осуществлять непрерывно, даже если сейчас все вакансии закрыты. Это позволит логистическому центру постоянно улучшать качество своей деятельности. В компаниях, занимающихся складской деятельностью, должен быть обязательный резерв сотрудников в объеме 5% от общей численности работников склада. Идеальной является ситуация, когда у компании нет вакансий на работу в складском комплексе. Это позволяет снизить риски по снижению качества работы комплекса из-за отсутствия нужного персонала.

В логистических центрах есть показатель здоровой ротации персонала, которая оценивается в пределах 5-7% в год. Такая ротация считается нормальной, так как позволяет исправить ошибки в найме персонала и повысить качество работы самого складского центра. Так как на этапе найма и испытательного срока очень сложно выявить потенциал человека и его мотивацию к дальнейшему развитию.

Схема обучения работников склада в логистических центрах выглядит следующим образом: в компании создается подразделение, именуемое службой внутрискладского обучения.

К основным функциям такой службы относятся:

• найм персонала (рекрутинг)
• организация и проведение обучения
• аттестация работнико

В такой службе работает небольшое число человек, при необходимости, они включают в процесс обучения корпус наставников, которые работают в складском комплексе.

Мотивация персонала склада создается под конкретные цели компании. Общих рекомендации нет, вернее они есть, но для большинства бессмысленны. Лучше рассмотреть мотивацию работника склада на конкретных примерах.

Есть задача:

1. Увеличение производительности труда на 25%
2. 2. Сокращение ошибок сотрудников на 30%. Ошибки сотрудников склада могут возникать на этапе приема ТМЦ, их набора по заявкам, отгрузе

Эту задачу нужно переложить на систему мотивации персонала склада. Такая мотивация должна заинтересовать как можно больше сотрудников для достижения поставленной цели.

KPI сотрудников склада примеры:

1. Показатели, относящиеся к производительности труда

• Производительность труда персонала в разрезе по отделам или зонам и в целом в логистическом центре
• Выполнение плана по отгрузке
• Выполнение плана по выручке

2. Показатели качества выполнения работы

• Доля отгруженных заказов без ошибок
• Выполнение плана по выручке от реализации ТМЦ, выраженный в коэффициенте
• Отклонение по нормативу по отказам в сторону его превышения
• Число доставленных заказов, по которым не произошел срыв сроков доставки по вине логистического центра в общей доли заказов

3. Показатели затрат (издержек)

• издержки по фонду оплаты труда складских работников на 1 тыс. руб. по отгрузке
• издержки связанные с техническим обслуживанием складского оборудования
• число потерь ТМЦ по причине боя или повреждения, указанное в стоимостном выражении

4. Показатели бизнес-процессов складского комплекса

• Перевыполнение нормы по недостачам на складе
• Коэффициент применения складского оборудования
• Относительное число номенклатуры в подвозах, осуществленных в рамках регламента- Исполнение установленного регламента по обработке квотируемых поставок.

В складском комплексе для разных сотрудников может применяться в целом около десятка параметров мотивации. KPI работника склада устанавливается в виде коэффициентов, для которых сначала рассчитывается их вес, а затем их значение. Значение коэффициентов мотивации рассчитываются как отношение фактического значения к плановому. План устанавливается руководителем компании и зависит от ее целей.

Расчет заработной платы бригадиров или старших смен осуществляется по показателям качества выполненной работы и ее производительности. Из таких сотрудников в логистических центрах выращиваются руководители складскими зонами.

Заработная плата бригадира рассчитывается по формуле:

ЗП — размер заработной платы, исчисляемый в рублях
Ппост — постоянная часть зарплаты, исчисляемая в рублях
Ппроизв — переменная часть зарплаты, исчисляемая в рублях. Она зависит от производительности работы всей бригады.

Ппроизв рассчитывается по формуле:

Пперем = А0 * (*общее число нормо-часов, которые отработала бригада / число сотрудников в бригаде)

К — оплата за качество работы всей смены, исчисляемая в рублях

Показатель К рассчитывается по формуле:

Ккач = А/х

А — постоянное число
х — число совершенных бригадой ошибок, в результате которых поступили претензии от клиентов


Мотивация рабочих

Структура заработной платы работников склада выглядит так: 75% — сдельная оплата труда, 8-10% — оклад, 15% — премиальная составляющая. Премирование работников склада может производиться как ежедневно, так и ежемесячно или ежеквартально. Премия выплачивается за выполнение плановых нормативов по производительности труда и качеству операций. В основу расчета премии ложится показатель среднечасовой выработки за одну смену. Такая стимуляция сотрудников позволяет создать группу высокоэффективных специалистов, которые могут справиться с любыми нагрузками, обработать грузопоток максимально быстро и качественно.

Сколько получают работники склада в конце месяца, зависит только от них самих. Чем эффективнее работает человек, тем больше он получит денег в конце месяца.

Важно, не позволять высокоэффективным сотрудникам сбиваться в самостоятельные бригады. Так как их главной задачей, помимо личных успехов, является ведение за собой менее эффективных коллег и мотивирование их к улучшению собственной производительности. В логистических центрах с большим числом персонала, на одного высокоэффективного работника должно быть в бригаде 8-10 новичков или средничков. Идеальный вариант развития событий — отсутствие потребности в том, чтобы заставлять людей работать.

Но. Производительность и качество выполненной работы — это факторы, которые постоянно противопоставлены друг другу. Здесь нужно найти оптимальный баланс. Так, например, для сотрудников отдела комплектации товара, можно ввести допустимый уровень ошибок (не более 2 в течение месяца). В случае превышения установленного показателя, к работнику начинает применяться система депремирования. Если сотрудник выполняет работу без ошибок в течение квартала, то ему выплачивается премия. А если он работает без ошибок целый год, то ему выплачивается годовая премия. Такая система работы позволяет создать у сотрудника понимание того, что когда он работает качественно, то он не только не теряет в зп, но и зарабатывает больше.

Штрафы для работников склада устанавливаются за грубое не соблюдение утвержденных в организации инструкций и/или регламентов.

Если правильно выстроить отношения в коллективе, то рабочие будут активно принимать участие в различных технологических разработках. В складском комплексе формируются группы из рабочих, на собраниях которых обсуждаются вопросы по повышению качества работы, производительности труда, условий труда и пр. Если работники принимают участия в таких группах, то повышается их самооценка (их мнение учитывает руководство), снижается уровень сопротивления изменениям, так как эти самые изменения инициируют и согласовывают сами рабочие. Проведение таких собраний, позволяет значительно улучшить качество работы склада, так как рабочие обсуждают, подмечают, усовершенствуют много мелких деталей, которые не видны руководству компании.

Оплата труда работников склада может включать премии за предложение идей и их внедрение в технологические разработки логистического центра со стороны рабочих.

Все эти мероприятия приведут к повышению качества работы складского комплекса. А внедрение их на регулярной основе в компании, позволит достичь высокого уровня качества рабочей силы.