Оценка работы склада по 5 параметрам Оценка эффективности функционирования склада позволяет получить информацию о том, какие процессы нуждаются в доработке, где можно улучшить показатели.
К пяти параметрам анализа работы склада относятся: - Обход и наблюдение
- Накопление информации об операциях в складском комплексе
- Опрос сотрудников
- Анализ отчетных документов складского центра
- Сравнительный анализ полученных показателей с эталонными в отрасли
Обход и наблюдение Это первый этап оценки работы склада. Логистика товаров внутри комплекса должна быть организованна максимально рационально. Первичный обход логистического центра и наблюдение за основными этапами работ, позволит сформировать первое впечатление от организации работы складского центра, наметить дальнейшие шаги анализа процессов. Этот этап задает вектор всего анализа, направления глубокого изучения операций.
При проведении обхода, у специалиста возникают гипотезы о выполнении операций: рациональность использования площади, чистота помещений, грамотное применение оборудования и программ, мотивация персонала, его вовлеченность в работу, темп выполнения процессов, общее состояние комплекса.
Накопление информации об операциях в складском комплексе Если компания использует в своей работе WMS-систему, то все данные у нее уже есть. Даже если такая система не используется, многие склады ведут отчетность по складским операциям. При проведении оценки, нужно собрать все эти данные воедино. Затем выяснить, какие данные уже есть, а какие еще нужно собрать или вычислить. Перед сбором данных, нужно сформировать критерии оценки работы склада, установить эталонные показатели, чтобы затем сравнить их с полученными результатами.
Проведение опроса сотрудников Опрос сотрудников — важный этап оценки. Получение обратной связи от персонала дает глубокое понимание процессов и позволяет посмотреть на них с другой стороны. Опрос начинается с руководящего состава, который даст понимание, стратегического видения развития, планов относительно важных показателей: грузооборота, ассортиментной политики, складских операций в целом и пр.
Затем проводится опрос сотрудников рядового звена, которые непосредственно вовлечены в операции по обработке грузопотока на складе. Опрос рядового персонала - это ключевая зона роста, в ходе которого появляется понимание, как улучшить процессы в складском комплексе. Кроме описания существующих сложностей, такие сотрудники, часто, предлагают пути их решения.
Пропускать этот этап или относиться к нему несерьезно не стоит.
Анализ отчетных документов складского центра Кроме общей отчетности отражающей весь процесс работы складского комплекса, нужно обратить пристальное внимание на ключевые показатели эффективности работы склада: качество обслуживания, точность комплектации заявок, точность отгрузок, число возвратов, инвентаризации, скорость комплектации заказов и пр.
На основе этих данных, делается вывод о том, какие процессы уже работаю хорошо, а какие требуют доработки.
Сравнительный анализ полученных показателей с эталонными в отрасли В любой организации должны быть установлены эталонные показатели работы складских процессов.
Для получения полной картины анализа данных, не стоит ограничиваться сравнением эталонных показателей компании и ее текущими данными. Анализировать нужно и показатели работы конкурентов. Но здесь стоит учесть, что сравнение нужно проводить с компаниями, которые максимально похожи на Вашу, тогда это будет корректное сравнение.
Анализ складских процессов компании на основе данных других организаций, подсветит те области, которые требуют углубленного изучения и оптимизации.
Полностью перекладывать опыт других компании на свою нельзя, так как это может привести к необратимым последствиям.
Важно также сравнивать текущие показатели работы склада с такими же показателями за предыдущие периоды. Такой анализ приведет к четкому пониманию тенденций изменений компании.
То есть проводить анализ нужно как внутри компании, так и во внешней ее среде.
Все показатели выражаются в конкретных объемах измерения: время, вес, человеко-часы, объем, количество. Анализ данных выраженных в процентах от продаж не корректен.
Оценка склада производиться по ряду показателей: - Общая цена обработки складским комплексом заявки, строки заявки, единицы ТМЦ и пр.
- Число выполненных операций по обработки грузов 1 человеком в час
- Число упакованных товарно-материальных ценностей за 1 человеко-час
- Число собранных строк заявок за 1 человеко-час
- Цена доставки
- Валовая выручка и число заказов на один м2 складской площади
- Процент выполненных заказов
- Ставки оплаты труда персонала
- Изменение грузооборота в сезонные и дневные колебания
- % использования складской площади
4 области оценки На деятельность склада влияют 4 главные области:
- Персонал
- Здания
- Складские операции
- Информационные системы
Персонал. Расходы на оплату труда сотрудников — это одна из основных статей затрат в бюджете компании. Поэтому персонал нужно использовать эффективно. Работу складского персонала оценивают по 4 параметрам, 2 из которых легко посчитать, а остальных 2, не очень. Но их все равно нужно считать.
Производительность труда. Этот показатель легко измерить, он выражается как число произведенных операций в единицу времени. Производительность труда может выражаться: в количестве операций, метрах, килограммах, тоннах, строках заявок.
Цена труда. В данном случае оплата труда делится на 2 составляющие:
- прямые затраты на оплату труда — расходы на оплату зарплат складским работникам, которые непосредственно участвуют в обработке грузов (около 50% всего бюджета компании)
- косвенные затраты на оплату труда — расходы на оплату офисных работников, операторов и пр. (около 17% всего бюджета компании).
После измерения прямых и косвенных затрат, их нужно соотнести с данными о производительности труда. Такой анализ выявит области, которые больше всего требуют внимания и оптимизации.
Текучка и обучение персонала. Во многих компаниях нет понимания, какой негативный эффект на прибыль организации оказывает текучка кадров. Посчитать текучку легко: это отношение числа выбывших из организации сотрудников по причине увольнение к общесписочной численности персонала. Нужно постоянно мониторить показатель текучести кадров. Высокий уровень текучки негативно сказывается на общих экономических показателях компании и производительности труда, так как обучение новых сотрудников занимает время. А процесс поиска и найма персонала может затягиваться на месяцы.
После проведения такого анализа, нужно разработать шаги по снижению текучести кадров, определить мероприятия для быстрого ввода нового сотрудника в должность.
Рынок труда. Это важный фактор, на который компания не может влиять. Ситуация на рынке труда диктует условия по найму персонала. Чем ниже уровень безработицы в регионе, тем выше будет устанавливаться оплата труда и сложнее будет найти персонал.
Здания Анализ работы склада начинается с анализа эффективности эксплуатации складского пространства.
Площадь. Нужно проанализировать, насколько эффективно эксплуатируются такие зоны в складском помещении, как зона хранения, переупаковки, комплектации, так как 80% всего пространства склада занимают эти зоны. Пространство должно быть использовано максимально как в ширину, так и высоту. Это позволит снизить расходы на логистику компании. И даст понимание базы на возврат инвестиции, в случае наращивания ресурсов.
Цена хранения. Расходы на обслуживание склада (аренда, коммуналка, ремонт здания, его амортизация и пр.) составляют 20% от общих затрат организации. Эти затраты соотносят с показателями: число отгруженных заявок, количество паллетомест, площадь складского центра, объем запаса. В ходе чего, получают данные, которые далее сравниваются с эталонными значениями.
Сезонность. Любая компания сталкивается с сезонными скачками спроса. Склад тоже подвержен таким скачкам. Оценку работы склада лучше проводить в период сезонного спроса, когда ресурсы склада задействованы на пике. Это позволит оценить, насколько складской центр готов к таким скачкам, хватает ли ему площадей и персонала, насколько эффективно отрабатываются все заказы, может ли реально комплекс выдержать такой объем товарооборота.
Содержание и ремонт помещения. В организации должен быть разработан стандарт содержания помещений. Отсутствие такого стандарта или его неисполнение приводит к увеличению эксплуатационных расходов. Отсутствие хорошего освещения, дефекты в полах, захламление проходов — ведут к снижению производительности труда и увеличивается риск получения травм персоналом. Грязь в помещениях приводит к тому, что товар пылится, теряет товарный вид, в результате чего увеличивается число возвратов. Чистота рабочих мест и складского пространства, способствуют повышению вовлеченности сотрудников в работу и повышается их мотивация.
Складские процессы Процессы и операции легче всего оптимизировать. Главная задача — это сокращение числа обращений к ТМЦ в ходе их обработки, сокращение числа шагов, которые выполняют сотрудники в ходе реализации складских операций. Все процессы должны иметь потенциал масштабирования в случае роста объемов грузообработки.
Блок-схемы. Создайте две разные схемы: одна из которых будет отражать движение товарно-материальных ценностей внутри склада между зонами, а вторая — движение ТМЦ от склада до клиента. Соотнесите созданную схему с планировкой здания. Определите, где планировка здания помогает ускорить работу, а где замедляет. Определите, не пересекаются ли грузопотоки. Путь движения товара по территории логистического центра должен производиться по наиболее короткой траектории. Расположение зон внутри помещения должно быть организованно таким образом, чтобы товары перемещались между ними по кратчайшим путям.
Размещение товара. От того, как организован процесс пополнения зоны набора, зависит то, как эффективно сотрудники будут осуществлять комплектацию заказа. Главная цель этой операции — обеспечить наличие товара в зоне набора в тот момент, когда за ним придет наборщик. Эффективность операции по пополнению ТМЦ зоны набора зависит от грамотного размещения их в зоне складирования. Алгоритм работы в зоне набора должен быть адаптивным и быстро переориентироваться под другой вид товара, если возникнет такая необходимость.
Упаковочные материалы. Все рабочие места должны быть укомплектованы нужным количеством упаковочных материалов (стрейч-пленка, короба, скотч, паллеты и пр.). Отсутствие упаковочных материалов на рабочих местах приводит к резкому снижению производительности труда, так как сотрудники тратят время на поиск недостающих материалов.
Контроль качества. Чем раньше будут выявлены ошибки в формировании заявок, тем дешевле складу обойдется их исправление. Иногда, затраты на исправление ошибок могут равняться количеству прибыли, которую компания могла получить от выполнения заявки. Использовать в качестве контроля качества только обратную связь от клиентов — плохая идея. Так как они просто могут не дать нужную обратную связь, а сразу уйдут к конкурентам. В компании нужно реализовать систему контроля, которая будет не только выявлять ошибки, но и внедрять шаги по их исправлению и предупреждению.
Информационные системы Информационная складская система должна быть максимально адаптирована под функции и процессы конкретного склад. Ее внедрение выполняется с учетом особенностей организации процессов и будущей масштабируемости, если грузопоток склада постоянно растет. Такой функционал имеют большинство WMS-систем. При выборе системы, нужно смотреть, чтобы она обладала хотя бы минимальным базовым функционалом:
- Управление запасами — в WMS-системе должна быть функция накопления информации о запасах компании. Информация должна быть представлена в разрезе партий, номенклатур, серий, дат производства, мест хранений и пр.
- Штрих-кодирование — снижает количество ошибок при комплектации товаров, позволяет определить скорость работы некоторых сотрудников, выполняющих складские операции.
- Пополнение — обеспечивает управление пополнением запасов с учетом максимальных и минимальных позиций ТМЦ в ячейках. Позволяет отслеживать потребность в товарно-материальных ценностях в зоне набора.
- Управление набором — в системе должен быть реализован функционал по выполнению заданий набора в зависимости от приоритетности. Приоритетность может быть: от срочности заявки до наличия товаров
- Отслеживание выполнения заявок — система должна быть интегрирована с информационной системой отдела продаж. Ее функционал должен позволять отслеживать все стадии выполнения заявок.
- Управление возвратами — с помощью WMS-системы можно реализовать более эффективно процесс возвратов за счет сокращения числа шагов внутри этой операции.
Важно, чтобы в компании все используемые информационные системы были интегрированы между собой и в своей базе опирались на одни и те же справочники данных.
Оценка стоимости склада Перед покупкой или арендой складского комплекса, иногда нужно провести стоимостную оценку склада. Оценка может производиться двумя методами: рыночным или затратным.
При расчете рыночной цены, специалист выезжает на местность и проводит анализ комплекса, учитываются много факторов. К основным параметрам оценки склада относятся:
- удобные подъездные пути — наличие вблизи транспортной развязки, стоянки для различных типов транспорта и удобство их прибытия на территорию логистического центра
- класс здания — используют международную систему классификации (А, В, С, D)
- площадь
- наличие инженерных систем — водоснабжение, вентиляция, система пожаротушения
- охрана — ограждение территории центра, въезд по пропускам, привлечение профессиональных охранных компаний, сигнализация
- видеонаблюдение — наличие камер внутри склада, а также камер, с помощью которых можно просматривать всю прилегающую территорию центра.
Проводить оценку стоит у профессиональных организаций, которые имеют СРО.
Проведение такого анализа позволит не только выявить ошибки в операциях и пути их оптимизации, но и провести экономическую оценку эффективности склада. Анализ указанных выше показателей неразрывно связан с анализом этих показателей в разрезе объема продаж и прибыли. Каждая операция должна быть оценена не только в разрезе ее производительности, но и ее экономической эффективности.
