Переизбыток в объеме хранения В компаниях, где есть склад, заранее рассчитывают, какой объем груза может принять складской комплекс, как долго его хранить. Кладовщиком формируется место под определенный товар. Но существуют ситуации, когда товара становится так много, что он не помещается внутри склада, и возникает недостаток площади складирования. Такие ситуации возникают по нескольким причинам: клиент не забрал большую партию купленного товара, производство вовремя не сократило выпуск товаров в период сезонного спада спроса и пр.
Решением возникновения такого риска является уплотнение товаров, которое может быть произведено разными методами.
1. Освобождение полупустых поддонов В процессе складирования в складском комплексе используются поддоны, на которых размещается товар одного наименования. При заборе ТМЦ с мест хранения, кладовщик берет указанное в заявке количество товара, остальные товарно-материальные ценности остаются на поддоне. В течение некоторого периода появляются неполные поддоны с одинаковыми артикулами товаров. В результате, должно производиться уплотнение ТМЦ, путем перекладывания одинаковых грузов на один поддон. Тем самым освобождается место для новых грузов.
Применяя такой метод уплотнения, нужно выбрать систему отгрузок и следовать ей при перекладывании ТМЦ. Существуют 2 системы отгрузок:
- FIFO — какой товар первым поступил на склад, такой и должен быть первым с него отгружен.
- FEFO — отгрузка на основе сроков годности. В данном случае, не важно, когда товар поступил на склад, приоритетом отгрузки считается срок окончания годности. При использовании этой системы отгрузок, нужно организовать работу склада таким образом, чтобы паллеты с подходящим днем просрочки размещались ближе к зоне отгрузки. Это делается с целью более быстрой отгрузке их клиенту, чтобы избежать окончания срока годности до момента отгрузки. Если товары просрочились до их отгрузке клиенту, то их записывают в убыток склада.
2. Объединение грузов поступающих от разных поставщиков В некоторых складах, одни и те же товары, могут поступать от разных поставщиков. Целесообразно будет объединить их на одном поддоне, чтобы сократить объем занятой складской площади. Однако, до проведения таких мероприятий, нужно просчитать, насколько выгодным будет такое объединение и какие риски для компании оно несет. А также понять, как персонал будет обрабатывать такие ТМЦ.
3. Уплотнение стеллажных ячеек по высоте
Стандартная высота ячейки — 1 метр. Если товар на поддоне занимает в высоту не всю ячейку, то можно уплотнить ее за счет добавление товаров с другим артикулом. Обязательно такое действие нужно отразить в системе учета, чтобы избежать путаницы. Уплотнение ячеек нужно проводить с учетом максимальной их грузоподъемности. Группировка товаров производится так, чтобы не превысить уровень допустимой грузоподъемности стеллажных ячеек.
4. Размещение товаров в 2 или более ярусов При напольном хранении, поддоны можно поставить друг на друга, тем самым увеличить количество ярусов складирования. Такой вариант размещения ТМЦ подходит не для всех товаров. Прежде чем его использовать, нужно просчитать, выдержит ли нижний поддон с товаром, если на него сверху поставить еще один паллет.
При складировании ТМЦ в несколько ярусов, нужно делать прокладку из паллет между каждым ярусом.
5. Временное размещение товаров в технологических зонах и проходах В ситуации, когда место на складе уже закончилось, а товар все поступает в складской комплекс, приходится искать дополнительное место для его размещения. Здесь на помощь приходят технологические зоны и проходы. То есть места, где ТМЦ никогда не размещались бы, если бы не текущая ситуация с нехваткой площади. Это усложнит выполнение операций на складе и замедлит процессы. Поэтому такие меры кратковременны.
6. Размещение ТМЦ временно на дополнительных площадях Если на складе компании места уже нет, а новый клиент хочет работать с организацией, то нужно рассмотреть аренду дополнительного склада или воспользоваться услугами ответственного хранения. Это создаст дополнительные расходы для компании, но если работа с новым клиентом принесет прибыли больше, чем окажутся расходы на дополнительный склад, то такие меры будут оправданы.
7. Перемещение товаров в распределительные центры Если потребность в дополнительных площадях представляет собой сезонный характер, то можно воспользоваться размещение ТМЦ в распределительных центрах. Они могут обрабатывать большой объем грузопотока, у них есть большие площади.
Отгрузка с таких складских комплексов может производиться в тот же город или близлежащие населенные пункты. Также можно отгружать товары клиентам, которые готовы самостоятельно их забрать с распределительного центра. Риски в таких комплексах будут такими же, как и в собственных складах — порча товара и пропуск сроков годности. Однако, все эти риски перекладываются на распределительный центр, который ответственен за груз.
Утрата ТМЦ вследствие их кражи Многие работники склада являются материально ответственными за сохранность ТМЦ. Но это не мешает некоторым недобросовестным людям выносить товары из склада. Воровство может процветать в складском комплексе, если не принять дополнительные меры по предотвращению этого риска.
1. Определение точек контроля качества Все операции, выполняемые в складском комплексе должны быть четко регламентированы. В регламентах прописываются точки, где работниками должна осуществляться фото и/или видеофиксация операции, ее результатов. Например, после загрузки товаров в транспортное средство, нужно сделать фото товара в нем, как он загружен, все ли с ним в порядке. И отправить это фото ответственному лицу. По прибытию транспортного средства, сделать фото самого транспортного средства на предмет наличия или отсутствия следов взломов. Далее нужно сделать фото пломб, если они есть, фото после вскрытия авто с товаром. И все эти файлы нужно также отправлять ответственному лицу.
2. Фиксация возникающих проблем
Выгрузка ТМЦ в складах назначения или транзитных центрах должна сопровождаться фиксацией выявленных повреждений груза и/или несанкционированного доступа к товарам. Фиксация повреждений груза осуществляется с помощью составления Акта ТОРГ-2, данные о составленных актах заносятся в транспортные накладные.
В системе учета склада должны быть зафиксированы все факты выявленных недостач и излишек.
При обнаружении таких проблем, работа по выявлению причин их возникновения, проводится совместно складом-отправителем и складом-получателем.
По результатам проведенного исследования, должны быть:
- сделаны выводы
- выявлены лица, в результате действий или бездействий которых, возникла проблема
- определены «узкие» места или проблемы в процессе совершения складских операций
- выработаны мероприятия для предотвращения возникновения подобных проблем
Если сотрудники, признанные виновными в выявленных проблемах, постоянно одни и те же, то нужно принимать в отношении их соответствующие меры: обучение, увольнение или перевод на должность ниже.
При возникновении материального ущерба, он возлагается на ответственных лиц.
3. Установка видеонаблюдения Установка камер видеонаблюдения позволит сократить число возникновения краж и выявить виновных в случае обнаружения неправомерного действия сотрудника. Камеры видеонаблюдения — это дорогое оборудование. Но их использование в складских комплексах необходимо. Установка видеонаблюдения должна обеспечивать полный обзор всех складских зон. Существует две системы камер: онлайн и записывающие устройства. Онлайн камеры предназначены только для просмотра видео в режиме реального времени. При использовании записывающих камер, есть возможность просмотра видео за определенный период времени.
Какую систему выбрать, зависит от того, сколько готова организация потратить на эти нужны.
Видеонаблюдение позволит не только выявить факт кражи, но и нарушения трудовой дисциплины, проблемы в складских процессах.
4. Формирование службы безопасности компании Служба безопасности организации проводит операции по выявлению сотрудников, которые совершили или могли бы совершить кражу. Одной из операций, которые проводит такая служба, выступает контрольная отправка ТМЦ без фиксации в документах.
Результаты проведенных закупок позволят выявить:
- как осуществилась выгрузка ТМЦ в пункте назначения
- заметит ли кладовщик излишек товаров
- отразит ли это в документах
- сообщит ли он о возникновении излишка своему начальнику
Еще одним мероприятием является закладка дорогих товаров в складской комплекс. Это позволяет выявить, будет ли произведено вскрытие упаковки и выноса из склада такого товара.
Служба безопасности начинает расследование по всей логистике и обработке грузов в случае жалобы клиентов.
Потеря, повреждение товарно-материальных ценностей из-за неисправности системы: водоснабжения, канализации, электропроводки и пр. Коммуникации в складских комплексах играют важнейшую роль при обеспечении бесперебойного процесса обработки грузов. Выход из строя одной из них, может отразиться на порчи товара (замыкание электропроводки, прорыв трубы и пр.) или приостановить процесс работы склада.
Эти негативные сценарии можно предотвратить, осуществляя вовремя техническое обслуживание систем коммуникаций или дублированием коммуникаций.
Выбытие или повреждение товаров в результате действий или бездействия складского персонала при осуществлении складирования или обработки грузов Человеческий фактор присутствует везде, склад не исключение. Неаккуратные действия сотрудников, могут привести к порче ТМЦ или их потере. Реагировать на возникновение порчи товаров по вине сотрудников, нужно по-разному. Сначала нужно выявить причину, в результате которой произошло повреждение груза. Установить ответственное за это действие лицо. Применить к нему санкции.
Порча товаров, часто, происходит из-за обычной человеческой халатности или непрофессионализма сотрудников. От персонала, который относится к своей работе «спустя рукава», нужно сразу же отказываться.
Все эти мероприятия нужно проводить на каждом складском комплексе, чтобы избежать серьезных финансовых потерь.
