Оформление документов при ответственном хранении осуществляется в соответствии с общеустановленными правилами. Законодательно не установлены четкие бланки, которые должны составляться при приемке или отгрузке грузов со склада.
При ответственном хранении товаров оформляются следующие документы:
- Форма МХ-1
- Форма МХ-3
- ТТН (товарно-транспортная накладная)
- УПД (универсальный передаточный документ)
Форма МХ-1 — акт, который составляется при приеме-передачи грузов на ответхранение.
Форма МХ-3 — акт, который составляется при возврате ТМЦ с ответхранения.
ТТН (товарно-транспортная накладная) — это первичный документ, который оформляется с целью учета движения материалов, перевозимых автотранспортом.
Товарно-транспортная накладная составляется с целью:
- обеспечения учета перемещения ТМЦ
- подтверждения заключения договора перевозки
- фиксации особых условий перевозки изделий
- подтверждения расходов на перевозку
УПД (универсальный передаточный документ) — бумага учетного типа, которая содержит информацию счет-фактуры, а также первичного документа.
Когда возникает вопрос: «как оформить ответственное хранение товара?», можно воспользоваться формами, которые указаны выше. Но не на всех складах используются такие бланки. Оформление ответственного хранения товара возможно производить и с помощью других соглашений.
При передаче на ответхранение личных вещей, договор не заключается — составляется расписка с полным перечнем принятых вещей.
Документы склада ответственного хранения составляются доверенными лицами. Каждый логистический центр сам устанавливает бланки и акты, которые оформляет при приеме-передачи ТМЦ.
При возникновении спорных вопросов, решения по ним будут основываться на бланках, которые подписывали лица, связанные с передвижением товаров.
Документооборот ответственного хранения — это важный процесс при оказании услуг логистическим центром поклажедателю.
При выявлении каких-либо расхождений в процессе приемки грузов, составляется акт об расхождениях, где указываются все расхождения по количеству и номенклатуре. Этот бланк подписываться материально-доверенным лицом логистического комплекса и доверенным лицом поклажедателя.
В процессе складирования грузов возникает потребность в проведении инвентаризаций. Это необходимо для выявления ошибок, которые могли возникнуть при отгрузке материалов. При проведении инвентаризаций осуществляется сверка фактического наличия материалов с тем, что указанно в системе учета логистического комплекса. Далее информация передается поклажедателю, где так же сверяется с теми данными, которые есть в системе его учета. После проведения всех сверок составляется акт, где указываются расхождения.
Инвентаризации проводятся один раз в год, если нет потребности во внеплановых инвентаризациях. Иногда, заказчик просит проводить процедуру фактической сверки изделий с учетной один раз в месяц. Ежемесячный подсчет производится в том случае, если производится много отгрузок. В некоторых складских комплексах за это берут отдельную плату, так как бесплатно проводится только ежегодная инвентаризация.
Использование всех этих бланков позволяет сделать процедуру ответхранения прозрачной для каждой из сторон.
