С целью учета передачи и приема ТМЦ на ответственное хранение, составляется акт по форме МХ-1. Бланк МХ-1 установлен законодательством. Он повсеместно используется в организациях, оказывающих услуги ответхранения и складские услуги. Такой бланк используется и при бытовом размещении, когда поклажедателем выступает частное лицо, которое передает на складирование личные вещи. Иногда при передаче личных вещей на ответхранение, бланк акта ответхранения МХ-1 не составляется. Вместо него складской комплекс оформляет расписку со своими реквизитами и паспортными данными физического лица и его доверенных лиц, передающих вещи на склад.
Использование расписок, при ответхранении, обосновано простотой и понятностью их оформления для физических лиц. Они составляются в свободной форме, где просто перечисляются личные вещи, которые поклажедатель передает логистическому комплексу на время.
Акт ответственного хранения оборудования, автомобиля и других материальных ценностей составляется по единой форме МХ-1. Он составляется доверенными лицами поклажедателя и хранителя в соответствии с заключенным соглашением складирования товарно-материальных ценностей. Количество экземпляров обговаривается в каждом конкретном случае, но этот бланк составляется как минимум в двух экземплярах. Один остается у поклажедателя, другой — у хранителя.
При возврате материальных ценностей с ответхранения, составляется акт возврата ТМЦ, товара с ответственного хранения по форме МХ-3.
Использование вышеуказанных бланков является добровольным. Хранитель может оформлять другие документы при приемке ТМЦ, если они соответствуют требованиям, предъявляемым к учетным первичным документам, закрепленным в федеральном законе.
Прием-передача имущества по договору ответхранения осуществляется без смены права собственности. Поклажедатель так и остается собственником ценностей. Хранитель только берет на себя обязательства по обеспечению сохранности груза и его размещению в складском комплексе.
Все споры по расхождениям в номенклатуре и количестве товаров переданных к размещению на складе логистического комплекса, производятся на основании этих документов. Они подтверждают документально факт принятия имущества на склад и отгрузку его со склада. Оприходование грузов в системе учета складского комплекса осуществляется, в том числе и на основании указанных документов. Списание грузов производится на основании документа МХ-3, который оформляется при отгрузках материалов. Когда формуляр подписывает водитель, с логистического центра снимаются обязательства по обеспечению сохранности имущества. Это обязательство переходит к водителю до момента отгрузки его грузополучателю.
То есть, если к грузополучателю приходит поврежденный товар, а водитель подписал бланк МХ-1 или МХ-3, то вся ответственность за порчу имущества возлагается на транспортную компанию. Подписывая вышеуказанные документы, водитель подтверждает, что он не имеет претензий к качеству и внешнему виду товара, перевозку которого ему необходимо осуществить.
Оформление всех этих документов, позволяет защитить обе стороны от возникновения спорных ситуаций. И позволяет четко контролировать движение материальных ценностей, а также подтверждать факт их сохранности на каждом этапе перемещения. А в случае возникновения факта порчи товарно-материальных ценностей, оформление документации, позволит четко определить виновника, стоимость ущерба. Подобная документация применяется в качестве доказательств вины.
