Транспортная накладная: что нужно знать для правильного оформления

Правильное оформление транспортной накладной — это залог успешной, безопасной перевозки товара. Однако многие сталкиваются с вопросом: как именно должен выглядеть документ, как избежать ошибок при его составлении? В статье мы пошагово разберём заполнение транспортной накладной, требования закона, а также ответим на самые популярные вопросы.

Транспортная накладная на груз — обязательный документ для всех грузоперевозок, осуществляемых сторонними компаниями, согласно российскому законодательству. В частности, она регулируется Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом №259-ФЗ и Правилами перевозок грузов. Документ подтверждает сделки и определяет права, обязанности всех сторон. Выполняет роль отчетности для налоговых, бухгалтерских целей.

Нужна для подтверждения передачи груза перевозчику и оформления условий перевозки. Без этого документа товар не учитывается принятым для доставки, а при проверке налоговых органов его отсутствие приведет к штрафным санкциям.

Согласно пункту 2 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом от 15.04.2011 № 272: наличие правильно оформленной ТН обязательно для всех видов грузоперевозок, кроме отдельных случаев, установленных законом.

Транспортная накладная на перевозку играет важную роль при налоговом учете: она подтверждает хозяйственную операцию, связанную с перемещением товаров.

Виды транспортных накладных

В зависимости от целей, маршрута перевозки существуют различные варианты ТН — от типовой формы до международных стандартов:

Гражданско-правовые последствия:

• Перевозчик вправе отказаться от исполнения обязательства по доставке груза без предоставления документа, подтверждающего заключение договора.
• Отсутствие ТН затрудняет подтверждение факта поставки, приемки товара покупателем.
• Возможны споры относительно количества, качества доставленного груза, поскольку нет официального документа, фиксирующего передачу товара.

Налогово-бухгалтерские последствия:

• Невозможность подтвердить расходы на услуги транспорта, что ведет к отказу налоговых органов принять такие затраты для целей налогообложения прибыли.
• Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета, что может привести к штрафам, санкциям со стороны контролирующих органов.

Административная ответственность:

Согласно статье 12.3 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ):

Корректное заполнение важно для законности перевозки, защиты интересов всех сторон. Документ фиксирует сведения о грузе, маршруте, сторонах сделки, сроках, условиях перевозки.В документе указываются все стороны ТН:

• Грузоотправитель в транспортной накладной (тот, кто отправляет заказ).
• Перевозчик (организация или лицо, которое осуществляет транспортировку).
• Грузополучатель (тот, кто принимает товар в конечной точке маршрута).

ТН оформляет грузоотправитель. Однако, в некоторых случаях, например, при международных перевозках, транспортную накладную оформляет перевозчик. После получения груза от перевозчика получатель подписывает документы, подтверждая факт получения.Если доставка происходит между филиалами, складом или розничном объектом, даже при одном юрлице, оформляется ТН грузоотправитель и грузополучатель.

Основные реквизиты для заполнения ТТН:

• Дата транспортной накладной указывается день, когда товар передан к перевозке.
• Номер транспортной накладной — является уникальным, необходимый для учета и отслеживания.
• Данные участников:
• Грузоотправитель: его название, адрес, ИНН.
• Перевозчик: компания, которая производит доставку, и её контактные данные. Данные водителя, путевой, номер машины.
• Грузополучатель: организация или физическое лицо, получающее товар.
• Наименование груза в ТН, количество, стоимость, включая коды, партии, маркировку.
• Обязательно указывается в ТТН вес — в килограммах, часто с указанием объема, количества мест.
• Условия перевозки: адрес, сроки, условия оплаты.
• Подписи в транспортной накладной
• Печать в транспортной накладной. Печать может не ставиться, т.к. не входит в перечень обязательных реквизитов первичной документации. Предприятие вправе не использовать печать согласно своему уставному документу.
• Пункт 12 для примечаний или замечаний о состоянии груза и его упаковки. Это может включать:
• Отметки о повреждении на упаковке или товаре.
• Информацию о пломбах и их целостности.
• Прочие дополнительные указания, которые могут повлиять на доставку или приемку товара.

Когда есть пломба в ТН, это подтверждает, что товар не был вскрыт или поврежден во время перевозки. Сведения о грузе ТН должна содержать в точном соответствии. Несоответствие может привести к спорам при приемке.

В ТТН обязательно указываются стороны сделки: грузоотправитель и грузополучатель. Это нужно для четкой фиксации юридической ответственности при транспортировке товара.

Согласно требованиям Федерального закона № 259-ФЗ, грузоотправитель обязан передать груз в надлежащем состоянии перевозчику и оформить ТН. В документе указываются полное наименование, юридический адрес, ИНН, контактные данные ответственного лица.

Грузополучатель в ТТН — это организация или индивидуальный предприниматель, на чье имя оформлен груз. Этот пункт необходим для подтверждения, что он направляется именно тому, кому был предназначен. Внимание стоит уделить корректному заполнению данных о получателе и отправителе. Ошибки могут привести к спорам, задержкам, штрафам со стороны контролирующих органов.

ТТН должна предъявляться в нескольких ситуациях:

• Передача груза перевозчику. Без документа груз не принимается к перевозке.
• Приемка груза перевозчиком. Водитель проверяет наличие бумаг перед началом движения, несет ответственность за её сохранность и достоверность сведений.
• Доставка груза получателю. Получатель принимает товар только при наличии оригинала ТН. Документ подтверждает, что груз доставлен своевременно и в надлежащем состоянии.
• Проверки контролирующих органов. При остановке автомобиля сотрудниками ГИБДД или таможенными органами водитель обязан предъявить документы, включая ТТН, для проверки легальности перевозки.
• Возмещение расходов на доставку. Для целей налогового учета и бухгалтерии компания-покупатель обязана иметь оригинал ТТН, чтобы подтвердить расходы на оплату доставки.

При перевозке груза нужна ли транспортная накладная?

Да, обязательно нужна.

В каких случаях предъявляется ТТН?

При передаче товара, при проверках, для подтверждения исполнения условий договора

Нужна ли покупателю ТН?

Да, особенно если ведётся бухгалтерский учёт.

Обязательна ли транспортная накладная?

Да, если перевозка осуществляется третьими лицами или оформляется договор перевозки.

Кто оформляет транспортную накладную?

Чаще всего оформляет отправитель, а перевозчик и получатель подписывают её в процессе передачи груза.

Грамотно оформленная ТТН — важный элемент логистической, бухгалтерской отчетности. Она подтверждает правомерность сделки, упрощает взаимодействие сторон, и снижает риски при проверках. Соблюдение правил и внимательное заполнение сведений позволяют избежать проблем при доставке.