Организация ответственного хранения: инструкция, правила, схема, срок, условия

Организация ответственного хранения начинается с заключения официального договора, где фиксируются тарифы, условия размещения, 100% материальная ответственность логистического оператора за сохранность груза.

Процесс включает приемку транспорта (автофуры, ЖД-вагоны, контейнеры), входной контроль количества, качества с оформлением первичных актов (МХ-1), а также занесение партий в систему WMS для адресного напольного или стеллажного размещения.

В период нахождения в складском комплексе оператор обеспечивает безопасность, инвентаризацию, обработку заказов (стикерование, паллетирование, комплектацию), оперативную отгрузку с формированием закрывающих документов (МХ-3).

Ответственное хранение — это услуга, которая только набирает популярность среди малого и среднего бизнеса.

Хотя именно для малого и среднего бизнеса ответхранение является выгодной заменой аренды помещения или организации собственного складского пространства. Подробнее об условиях и стоимости услуги в Краснодаре

Ситуативная потребность в складском размещении ТМЦ также решается с помощью ответственного складирования, когда грузы помещаются на склад сторонней компании на небольшой период — от 1 дня.

Услуга складирования грузов под ответственность третьей организации предполагает передачу ТМЦ в логистический комплекс вместе с ответственностью за их сохранность за оговоренную плату.

Передача полномочий по складированию товарно-материальных ценностей избавит заказчика от ненужных хлопот и позволит сосредоточиться на важных процессах бизнеса.

Организация ответхранения включает следующие операции:

• наличие складского помещения, пригодного для размещения в нем товаров разных видов и с разными требованиями к их складированию (вентиляция, пожарная безопасность, качество помещения, пола, оборудование)
• покупка или аренда складской техники (вилочного погрузчика, эстакады, рохлей)
• найм персонала для осуществления погрузо-разгрузочных работ, административной работы, складских операций
• оборудование рабочего места для персонала (офисная мебель, оргтехника, компьютеры)
• покупка программ учета

Перед тем, как принять груз под ответхранение, между логистическим центром и заказчиком подписывается договор об оказании услуг.

После документального оформления всех договоренностей, заказчик осуществляет поставку товарно-материальных ценностей на склад логистического комплекса. Где эти ценности выгружаются из транспортных средств, проходят процедуру отбраковки.

В случае выявления брака — этот факт подтверждается фото или видео материалами и согласуется с заказчиком.

Схема ответхранения — это сквозной регламентированный процесс передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от собственника (поклажедателя) логистическому оператору (хранителю) без перехода права собственности. Склад несет полную материальную ответственность за сохранность груза (ст. 886, 901 ГК РФ), а оплата начисляется только за фактически занятые палето-места, выполненные операции.

Этап 1. Подготовка и юридическое оформление

1. Заключение договора: Оформляется договор складирования или договор возмездного оказания складских услуг (гл. 47 ГК РФ). К нему прилагаются спецификация тарифов, регламент приемки/выдачи.
2. Интеграция систем: Настраивается обмен данными (API, EDI или файлы обмена) между учетной системой клиента (1С, ERP) и системой управления складом (WMS).
3. Оформление машиночитаемых доверенностей (МЧД): На уполномоченных сотрудников складского оператора выпускаются МЧД для электронного подписания накладных.

Этап 2. Входной контроль и приемка ТМЦ

1. Уведомление о поставке: Владелец направляет складу предварительную электронную заявку с перечнем номенклатуры, партий, сроков годности и номеров ТС.
2. Разгрузка и идентификация: Транспорт (фура, контейнер, вагон) становится на разгрузку. Персонал выгружает товар механизированным или ручным способом.
3. Контроль качества и пересчет:

• Сверка фактического количества с сопроводительными документами.
• Проверка целостности упаковки, заводских пломб, кодов маркировки («Честный ЗНАК»).
• При обнаружении расхождений или повреждений оформляется коммерческий акт (форма Торг-2 / акт расхождений).

4. Документальная фиксация:
Формируется, подписывается Акт о приеме-передаче ТМЦ на (форма № МХ-1) либо заверяется входящая ЭТрН (Титул Т3).

Этап 3. Размещение, складирование и обработка

1. Топологическое распределение: WMS-система присваивает каждой грузовой единице (палете, коробу) уникальный штрихкод (SSCC), направляет погрузчик в оптимальную адресную ячейку (стеллаж, мезонин, напольное размещение).
2. Контроль режимов и безопасности:

• Поддержание температуры, влажности (для чувствительных грузов, таких как продукты питания, химия, мебель).
• Круглосуточное видеонаблюдение, система пожаротушения, пропускной режим.

3. Управление сроками (FIFO / FEFO): Товар с более ранними датами производства или меньшим остаточным сроком годности автоматически ставится системой первым в очередь на сборку.
4. Дополнительные операции: По заданию клиента выполняются перепаллечивание, сортировка, термоусадка, стикерование этикетками маркетплейсов или вложение рекламных материалов.

Этап 4. Комплектация, отгрузка и списание

1. Распоряжение на отгрузку: Заказчик отправляет складу заявку на отгрузку товара.
2. Сборка и упаковка: Кладовщики с терминалами сбора данных (ТСД) собирают заказ (целыми палетами, микс-палетами или штучно мешками/коробками) в зоне консолидации.
3. Выдача и погрузка:

• Проверяются полномочия водителя/экспедитора по доверенности.
• Формируется Акт о возврате ТМЦ с ответхранения (форма № МХ-3).
• Оформляется транспортная накладная (ЭТрН / УПД), где склад указывает себя в роли «Лица, фактически осуществившего погрузку» (Титул Т1).

Этап 5. Взаиморасчеты и отчетность

По итогам отчетного периода (обычно 1 календарный месяц) склад формирует:

• Отчет о движении ТМЦ (остатки на начало/конец, объемы прихода, расхода).
• Акт оказанных услуг, счет-фактуру (УПД-1) с детализацией: посуточное размещение палето-мест + количество операций (погрузка, выгрузка, стикерование, др.).
• Заказчик оплачивает только фактический объем логистического сервиса без постоянных затрат на аренду пустующих складских площадей, штатный персонал.

Разные логистические центры устанавливают свой минимальный срок размещения грузов. Он может разниться от 1 дня до 1 месяца. Чем дольше размещаются ТМЦ на складе складского оператора, тех больше заказчик заплатит за оказанную услугу. Некоторые складские комплексы устанавливают скидки на срок размещения. Чем дольше размещается груз, тем больше скидку получает клиент. Скидки также устанавливаются и на объем складирования.

Условия размещения товаров зависят от склада, в котором будет происходить дальнейшее складирование грузов.

Выделяют несколько видов складов: класса А, В, С, D.

Склад класса А — это складское помещение, которые было построено недавно и оборудовано современными технологиями. Оно имеет вентиляционную систему, пожарную сигнализацию, наливные бетонные полы. Размещение ТМЦ в таких помещениях обойдется дороже остальных вариантов. Их стоит выбирать для складирования только если груз имеет жесткие требования к его хранению.

Склад класса В — это складское помещение, которое не имеет технической вентиляции и было построено в 70-90 годах, но пригодно для использования в качестве склада. Такой вариант наиболее предпочтителен, так как стоимость размещения ТМЦ в нем дешевле и также безопасно.