Оптимизация склада: методы улучшения его работы и процессов

Работа складского комплекса должна выполняться без ошибок и форс-мажоров. Это позволит компании обеспечить высокое качество складских услуг. Для организации четкой, бесперебойной, безошибочной работы склада, требуется применение разных инструментов и технологий. Которые направленны на контроль операций, товарных остатков, гарантию бесперебойной работы персонала, снижение затрат на складскую логистику.

Когда складской комплекс работает неэффективно, требуется оптимизация процессов склада. Неэффективность выражается в:

• недостаточной пропускной способности
• превышении нормативного значения по потерям ТМЦ от порчи
• потере клиентов из-за ошибок в комплектациях
• потере клиентов из-за долгих отгрузок
• простоя персонала или его работа в режиме «нон-стоп»

Оптимизировать можно комплексно всю деятельность логоцентра, а можно применять локальные методы оптимизации работы склада, направленные на изменение отдельного участка. Что лучше использовать в конкретной ситуации: комплексный или локальный метод, зависит от текущих результатов и их сравнения с идеальным видением.

Существует 5 основных сфер оптимизации работы складского центра:

1. Кадровые и организационные — квалификация людей, их обязанности, функции, полномочия, зоны ответственности
2. Топологические — разделение площади на зоны, организация систем складирования, разработка схем передвижения техники, организация проходов
3. Технологические — выполнение складских операций, их очередность
4. Программно-информационные — системы учета, контроля, управленческие программы
5. Технические — оснащение помещения оборудованием, складской техникой

Как понять, какая из сфер требует улучшения? Нужно провести полный аудит каждой сферы по показателям:

• насколько каждая из сфер соотносится с ожиданиями организации
• как влияет на скорость складских процессов
• производительность каждой сферы и ее способность адаптироваться к увеличению сезонного спроса и снижению его, приспосабливаться к новым бизнес-процессам
• инвестиции в каждую сферу и экономический результат, получаемый организацией по результату их работы

Такой анализ позволит выявить точки роста и улучшения, разработать план оптимизации склада.

Качественные изменения работы кадров, позволят получить быстрый эффект в улучшении работы склада.

На эффективность работы сотрудников компании влияют факторы:

• Опыт, компетентность заведующего складом
• Закрепление требований, ответственности, порядка работы персонала в регламентах, должностных инструкциях
• Грамотное планирование работы складского комплекса
• Четкое разделение ответственности, закрепление ролей за каждым сотрудником
• Контроль качества используемого времени выполнения поставленных задач
• Оптимальная численности персонала
• Правильная организационная структура
• Эффективная система мотивации

Проблем не избежать, если есть недоработки хоть в одном из этих пунктов.


Заведующий складом

Грамотный управленец — это важный фактор успешной работы складского центра. Опыт заведующего, его грамотный подход к организации складских процессов, нужный уровень квалификации, влияют не только на успешность работы компании. Эти факторы так же влияют и на успешность внедрения новых технологий в работу.

Изменения требуются, если компетентность заведующего недостаточна для эффективной работы. Иногда, достаточно провести операции по усилению контроля его работы, полностью регламентировать ее, направить заведующего на курсы повышения квалификации.


Организационная структура, инструкции и регламенты

Периодически требуется пересмотр, реорганизация структуры управления и бизнес-процессов. Персонал набирается с учетом реальной потребности и способности логистического центра полностью загрузить его работой.

Каждый работник должен знать свои должностные обязанности, зону ответственности, соблюдать их. Это позволит увеличить эффективность труда, ускорить выполнение складских операций, оптимизировать время работы.

Для маленьких и средних складов, в которых нет большого грузопотока, нужно использовать совмещение функционала. Например, когда один кладовщик совмещает функции приемки, сбора, отпуска товарно-материальных ценностей. В крупных складских комплексах весь этот функционал разбивается на отдельные бизнес-процессы, выполняемые разными сотрудниками.

Важный фактор результативной деятельности логистического центра - существование в нем правил выполнения каждого бизнес-процесса: приема товара, его движение, отбор или отпуск клиенту, производству.


Мотивация

Высокая результативность персонала появляется при сдельно-премиальной оплате труда. Нужно разработать систему мотивации, в которой будут указаны показатели эффективности, влияющие на окончательную зарплату персонала. Такими показателями выступают: скорость выполнения операции, объем выполненной работы, процент брака товара, процент ошибочных отгрузок, процент пересорта, боя ТМЦ. Результативность работников увеличивается, когда они понимают, зависимость эффективности их труда и заработной платы. Это мотивирует сотрудников делать работу качественнее, быстрее, больше.


Планирование и контроль

Планирование — важный фактор успешной работы склада. Нужно определить время работы каждой из смен, нормировать их рабочее время. Распределение ресурсов должно выполняться равномерно, чтобы избежать волнообразной загрузки трудовых ресурсов.

Без контроля нет результата. Но нужно выработать правильную систему постоянного, но не чрезмерного контроля. Если он осуществляется в режиме реального времени, то руководство организации может оперативно реагировать на отклонения.

Важным фактором, от которого зависит результат работы склада, выступает топология. Она формируется исходя из особенностей помещения, уровня обрабатываемого грузопотока, системы организации складских бизнес-процессов.

Сначала нужно оценить:

• эффективность зонирования складской площади — рационально ли помещение поделено на зоны, все ли зоны есть или нужно добавить новые
• планировку выделенных зон — удобна ли планировка зон для выполнения операций, соответствуют ли они схемам движения товара. Как влияет существующее зонирование площади на скорость выполнения операций. Организованны ли проезды техники в логистическом центре, достаточной ли они ширины, как построены маршруты перемещения товара, не пересекаются ли они. Правильно ли стоят ТМЦ с учетом их оборачиваемости, сроков годности, габаритов
• эффективность использования площади — насколько она задействована, какая плотность расположения товаров, есть ли свободные площади.

Наиболее действенный способ увеличения эффективности складского центра — оптимизировать систему хранения, увеличить плотность загрузки склада.

Повысить плотность складирования, можно путем оптимизации способов хранения на складе. Система складирования должна подходить под характеристики хранимого груза с учетом наиболее эффективного использования складского пространства. Если груз негабаритный, то его складирование возможно только на полу или на специальных стеллажах. Например, складирование негабаритных металлических деталей осуществляется на специальных стеллажах, предназначенных только для складирования металла.

Для увеличения площади хранения, оптимизации плотности складирования грузов в помещениях, применяются стеллажи. В зависимости от технических характеристик и тары, в которой размещаются ТМЦ, выделяют стеллажные системы:

1. Фронтальные стеллажи, которые делятся на широкопроходные и узкопроходные. Широкопроходные - универсальные, на них можно размещать товары с разными весовыми данными, они обеспечивают свободный доступ к поддонам и распространены в логистических центрах. Узкопроходные — предполагают более плотную загрузку склада, но требуют применения специальных штабелеров.
2. Набивные стеллажные системы — ставятся на производствах с длительным хранением товарно-материальных ценностей. Они позволяют значительно увеличить плотность хранения, так как проходы между стеллажами не нужны, а техника заезжает прямо в сам стеллаж.
3. Мобильные стеллажные системы — такие стеллажи устанавливаются на специальные платформы, перемещение которых производится по рельсам. Они подходят для ТМЦ, хранящихся долгое время в складском комплексе и не требуют постоянного доступа к ним. Проходы оборудуются сразу для нескольких рядов, что значительно экономит пространство.
4. Мезонины — используются для размещения мелкого товара со средним или высоким спросом. Они представляют собой многоэтажные стеллажные системы, которые достаточно гибкие для хранения разного товара. Их легко можно модифицировать под разные виды ТМЦ, нарастить дополнительные этажи. Они не требуют больших проходов и применение крупной складской техники.
5. Консольные стеллажные системы — используются для размещения на них длинных товаров (металл, бревна, рулоны). Их наполнение разнообразно в зависимости от размещаемого товара.
6. Гравитационные стеллажи — это самый лучший вариант использования стеллажных систем при необходимости ведения отгрузок со склада по принципу FIFO. Принцип действия основан на силе тяжести самих поддонов, за счет действия которой поддоны перемещаются по стеллажным системам. Такое стеллажное оборудование монтируется роликами, с помощью которых паллеты перемещаются по стеллажу под воздействием собственной силы тяжести. Они позволяют существенно снизить процент неиспользуемой для хранения площади за счет того, что зоны погрузки, выгрузки паллет находятся отдельно. Поэтому для вилочного погрузчика достаточно всего 2-х проходов.
7. Автоматические складские системы — это высокие (до 40 метров) конструкции роботизированного типа, не предполагающие доступ людей к стеллажам. Для обслуживания таких систем, используется автоматический кран-штабелер, работающий с глубиной до 2-х поддонов. При большей глубине, к крану приставляются шаттлы. Преимуществом такой системы является сокращение времени на обработку ТМЦ, возможность ее работать в условиях полной темноты и температуры выше нуля.

С целью максимального использования площади для хранения ТМЦ, целесообразно применять разные типы размещения товаров внутри склада.

Периодически стоит пересматривать такие показатели, как ширина проходов, расстояние между полками стеллажных систем, число разных вариантов размеров хранимых товаров. Часто, даже небольшие изменения позволяют значительно освободить дополнительную площадь в складском комплексе.

Одним из важных правил оптимизации логистических процессов на складе выступает их упрощение. Упростить процессы возможно после проведения их аудита. В ходе аудита выявляются возможности сокращения времени выполнения операций, ищутся способы оптимизации логистики склада. При аудите используются разные способы анализа процессов, сравнение их со стандартами:

• технологические карты
• схемы, блок-схемы
• сравнение существующих показателей на конкретном складе с нормативными по отрасли
• сравнение существующих показателей с показателями за соответствующие периоды

Оптимизация складских процессов может производиться за счет:

• сокращения или исключения дублирующих операций
• пересмотра рациональности размещения товара внутри складского центра
• рационализации топологии помещения
• пересмотра и изменения зон ответственности и функционала сотрудников, исходя из процессного подхода
• модернизации техники, оборудования
• увеличения автоматизации процессов

Для эффективной и бесперебойной работы складского комплекса требуется регламентация всех процессов. Как постоянных (приемка, комплектация, отгрузка и пр.), так и периодических (выборочные инвентаризации, возвраты и рекламации от клиентов). В регламентах указываются: состав работ, последовательность их выполнения, кто является исполнителем, а кто ответственным за результат. А также какое оборудование и технику следует применять, какие документы нужно оформлять.


Оптимизация работы склада за счет внедрения технологии автоматической идентификации

С целью увеличения эффективности и сокращения ошибок в логистическом центре, руководство организации переводит всю работу на систему штрихкодирования. Суть этой технологии - присвоение каждой единице товара штрих-кода (он клеиться на сам товар). Он уникальный и содержит важную информацию о товаре (наименование, характеристики, артикул, дата выпуска и пр.). Складской персонал обучается работе с ТСД. С помощью этого прибора считывается штрих-код товарно-материальных ценностей при каждом действии с ними. Операции передаются в складскую систему.

Преимущества автоматической идентификации:

• сокращение времени выполнения операций и их упрощение (хоть на первоначальных этапах внедрения этой технологии, кажется, что процессы наоборот усложняются)
• контроль в режиме реального времени операций, совершаемых с товаром, наличие ТМЦ на складе и их перемещения
• автоматизация заполнения документов
• быстрая постановка задач персоналу через ТСД, контроль времени и качества их выполнения
• контроль рабочего времени персонала
• исключение ошибок при регистрации ТМЦ в системе учета

Выбор технологии автоматической идентификации должен быть основан на особенностях работы склада, объемах его грузооборота.

Оптимизация размещения склада — это сокращение пустующих площадей и получение положительного эффекта по результативности освоения складского пространства. Она влияет на показатели:

• время затрачиваемое на отбор ТМЦ
• время на отгрузку
• время на контроль остатков
• затраты на логистику внутри склада
• сохранность грузов

При складировании грузов, нужно:

• соблюдать требования к условиям складирования ТМЦ
• обеспечить удобный и свободный доступ персонала и техники к грузу
• организовать хранение таким образом, чтобы сотрудники смогли быстро найти нужные товарно-материальные ценности
• обеспечить равномерную нагрузку на персонал и зоны отдельных операций
• минимизировать количество перемещений комплектовщика в ходе отбора грузов по заявкам

Действия по оптимизации складирования:

• разработка и внедрение стратегии размещения товаров на основании их характеристики, спроса, требований к размещению
• назначить ответственного за разработку и соблюдение логики алгоритмов складирования
• разбить товарно-материальные ценности на группы в зависимости от их характеристик, спроса и складировать их рядом друг с другом
• в глубине склада размещать товары с низким спросом, но не забывать о сроках хранения, а ближе к зоне отгрузки размещать ТМЦ с высоким спросом
• дорогие, хрупкие, бьющиеся товарно-материальные ценности хранить в стеллажных системах

Значительно оптимизировать работу склада и его логистики позволяет внедрение WMS-системы. Она отвечает за оптимизацию хранения, позволяет быстро искать свободные места и размещать ТМЦ внутри склада. Однако, ее внедрение могут позволить себе только крупные компании из-за ее высокой стоимости.

Основные принципы адресного размещения ТМЦ:

• складская площадь делится на отдельные зоны, каждой из которых присваивается свой адрес
• когда товарно-материальные ценности размещаются в складском комплексе, в учетной системе прописывается их точный адрес вплоть до номера ячейки

Деление площади на зоны (ячейки) осуществляется по правилам:

• четкое разграничение каждой ячейки, чтобы персонал точно мог понять, к какой ячейке относится каждый товар. Разграничителем могут быть: границы паллетного места, балки стеллажей, балки самого склада, нарисованная на полу разметка
• рациональное определение границ ячеек
• разделение и группировка ячеек по размерам, весу хранения, выполнению в них операций (брак, отбор, складирование)
• соблюдение ярусности на протяжении всего ряда. Например, если в одном ряду 7 ярусов ячеек, то следует сохранять 7 ярусов на протяжении всего ряда, это позволит избежать ошибок персонала из-за путаницы
• маркировка всех ячеек склада (наклейкой с адресом или уникальным штрих-кодом)

Адресное хранение позволяет упорядочить складируемый товар, быстро осуществлять его поиск, комплектацию и отгрузку.

Автоматизация позволяет не только увеличить эффективность работы склада, но и сократить потери времени, порчу товара, ошибки сотрудников. Внедрение систем автоматизации делает работу склада более прозрачной, позволяет руководству компании производить контроль работы персонала.

Выбор уровня системы автоматизации для внедрения зависит от того, насколько складской комплекс большой и какого уровня сложности операции на нем выполняются.

С течением времени используемая система автоматизации может не отвечать потребностям склада, тогда нужно ее модернизировать. Это можно сделать путем:

• использования ранее не нужного функционала
• доработки функционала под существующие потребности
• интеграции с другими программами и системами компании
• внедрения новой системы автоматизации, которая отвечает всем требованиям компании на данный момент и может быть легко подстроена в будущем, если компания постоянно развивается

Это комплексная оптимизация складского хозяйства сторонней организацией, которая оказывает такого вида услуги. Суть склоучинга в том, что специалисты не только анализируют существующие показатели работы склада. Они осуществляют так же работы по доведению этих показателей до нужных значений с гарантией результата. Оплата оказанных услуг осуществляется после достижения оговоренного результата. Склоучинг позволяет получить нужный результат с помощью специалистов с большим опытом и высокой квалификацией.

Основные стадии склоучинга:

• анализ деятельности, разработка стратегии модернизации и определение результата. Согласование плана с собственниками
• презентация проекта команде и его начало
• определение круга задач на основе согласованных плановых результатов, фиксирование срока реализации и назначение ответственных
• работа экспертов непосредственно на территории склада с полным погружением в его работу. На этой стадии фиксируются «узкие горлышки» и проводится обучение сотрудников технологиям выполнения операций
• переориентация складского комплекса в бизнес структуре компании, настройка систем управления
• получение оговоренного результата и подготовка к выводу экспертов из складских процессов
• проверка способности персонала организации самостоятельно поддерживать достигнутых результатов и формирование рекомендаций дальнейшего развития
• окончание работы экспертов

Комплексная оптимизация — это инвестиция, которая быстро окупается за счет полученного эффекта после ее проведения. К такому эффекту относятся: снижение логистических издержек, ускорение выполнения операций, рост опыта и экспертности сотрудников, достижение поставленных целей.